Упражнение «Философия контроля в организации»

Уважаемые коллеги! Сейчас мы с вами проведем упражнение, которое поможет нам разобраться с различными подходами к контролю в организации. Контроль — это неотъемлемая часть управления, и от того, как мы его осуществляем, во многом зависит эффективность работы всей компании.

Для начала давайте определимся, какую именно часть организации мы будем анализировать. Это может быть ваш отдел, департамент, функциональное направление или организация в целом.

Тренер помогает группе определить конкретную часть организации для анализа и записывает определение на флипчарте.

Сейчас я раздам каждому из вас опросник «Философия контроля». В нем содержится 28 утверждений, описывающих различные методы контроля, используемые в организациях. Ваша задача — оценить каждое утверждение по трехбалльной шкале применительно к той части организации, которую мы решили анализировать:

• 3 балла — утверждение верно
• 1 балл — утверждение отчасти верно
• 0 баллов — утверждение неверно

Отвечайте максимально объективно, опираясь на реальное положение дел, а не на то, что должно быть или хотелось бы видеть. На заполнение опросника у вас будет 10 минут.

Тренер раздает форму 1 каждому участнику и дает 10 минут на заполнение.

Теперь, когда вы заполнили опросник, я раздам вам бланки для подсчета баллов. Перенесите свои оценки в соответствующие ячейки таблицы и подсчитайте сумму по каждому из семи столбцов. Затем нанесите полученные значения на график, соединив отмеченные точки линиями. Это позволит вам увидеть индивидуальный профиль философий контроля, применяемых в анализируемой части организации. На эту работу у вас есть 15 минут.

Тренер раздает форму 2 и дает участникам 15 минут на подсчет и создание профиля.

Давайте теперь я познакомлю вас с семью основными философиями контроля, которые мы оценивали:

А. Личная власть — контроль осуществляется напрямую одним человеком. Формальные системы слабы. Часто встречается в небольших организациях или в компаниях, переживающих кризис.

1. Должностные инструкции — контроль через четкое определение того, что ожидается от каждого сотрудника. Формальные системы сильны. Характерно для крупных организаций, выполняющих рутинные задачи.
2. Определенные навыки — контроль через ценности, методы и навыки, привитые людям посредством обширного обучения. Формальные системы устанавливают границы, внутри которых люди действуют. Типично для профессиональных организаций.
3. Определенные результаты — контроль через процесс управления по целям. Формальные системы определяют результаты, которых нужно достичь. Часто встречается в организациях, где сотрудники имеют значительную свободу действий.
4. Идеология/видение — контроль через коммуникацию стратегических намерений и организационной культуры. Формальные системы обеспечивают коммуникацию. Характерно для организаций, основанных на сильном наборе ценностей.
5. Командная работа — контроль через давление коллег; люди определяют, что правильно или неправильно, исходя из обсуждений с другими членами команды. Формальные системы иногда игнорируются. Часто встречается в организациях, требующих командной работы и высокой взаимозависимости.
6. Политики — контроль через общие правила и принципы, официально опубликованные руководством. Точные детали желаемого поведения не оговариваются. Типично для организаций, где сотрудники имеют определенную свободу действий в сложных обстоятельствах.

Если есть данные предварительного опроса, тренер представляет их группе для сравнения.

Теперь давайте посчитаем средний балл по группе для каждого из семи стилей контроля. Это позволит нам увидеть общую картину преобладающих философий контроля в нашей организации.

Тренер собирает данные от участников, записывает их на флипчарте и вычисляет средние значения.

Сейчас я раздам вам рабочие листы для анализа и планирования изменений. Предлагаю разделиться на группы по 3-4 человека и совместно заполнить эти листы. Вам нужно:

1. Определить преобладающие стили контроля в организации и причины их использования
2. Оценить степень их соответствия потребностям организации
3. Выявить различия во мнениях членов группы и понять их причины
4. Продумать, какие изменения необходимы для каждого из семи стилей контроля в ближайшие пять лет
5. Проанализировать, как текущая стратегия организации соотносится с применяемыми стилями контроля

На эту работу у вас есть 20 минут.

Тренер раздает форму 3, организует работу в малых группах и помогает им при необходимости.

Давайте теперь каждая группа представит результаты своей работы. Особенно интересно будет услышать ваши выводы о соответствии применяемых стилей контроля стратегическим целям организации и предложения по изменениям.

Тренер модерирует обсуждение, следя за тем, чтобы каждая группа имела возможность высказаться. По мере необходимости задает уточняющие вопросы и помогает сформулировать конкретные действия. На этот этап отводится 20 минут.

Дебрифинг

• Какие открытия вы сделали в процессе анализа систем контроля в вашей организации?
• Какие стили контроля, на ваш взгляд, наиболее и наименее эффективны в контексте вашей организации?
• Как бы вы описали идеальный баланс стилей контроля для вашей организации с учетом её стратегических целей?
• Какие препятствия могут возникнуть при попытке изменить существующие философии контроля?
• Какие три конкретных шага вы как руководители можете предпринять, чтобы усовершенствовать систему контроля?
• Как изменения в системе контроля могут повлиять на корпоративную культуру, вовлеченность сотрудников и их эффективность?

Коллеги, сегодня мы с вами провели важный анализ того, как осуществляется контроль в нашей организации. Мы увидели, что существует множество подходов к контролю, и каждый из них имеет свои преимущества и области применения. Ключевой вывод состоит в том, что система контроля должна соответствовать стратегическим целям организации, её структуре и корпоративной культуре.

Эффективная система контроля — это не просто инструмент надзора, а механизм, обеспечивающий реализацию стратегии. Она должна мотивировать сотрудников, направлять их усилия в нужное русло и создавать условия для достижения как индивидуальных, так и коллективных целей.

Я предлагаю использовать результаты сегодняшнего упражнения как основу для разработки плана совершенствования системы контроля в нашей организации. Давайте определим конкретные действия, сроки их выполнения и ответственных лиц.