Упражнение «Цикл решения проблем»

В этой части тренинга мы сосредоточимся на Цикле Решения Проблем и на том, как помочь группе или команде решить проблему, которая относительно проста.

Сначала мы рассмотрим пять фаз Цикла Решения Проблем, используя проблему, которую мы недавно решили. Затем я расскажу о частях этого простого метода, и вы примените его к проблеме на ваш выбор.

Тренер пишет название этапов на флипчарте.

Цикл Решения Проблем состоит из 6 этапов:

1. Название проблемы
   1. Описание
   2. История
2. Анализ
   1. Причины
   2. Последствия
   3. Паттерны
3. Установка целей
   1. Переформулирование проблемы
   2. Установка целей
   3. Формулирование задач
4. Поиск
   1. Мозговой штурм для альтернатив
   2. Определение сил, способствующих и ограничивающих каждую альтернативу
   3. Определение ресурсов, доступных для каждой альтернативы
5. Планирование
   1. Простой контракт
   2. Комплексный план с мероприятиями и задачами
6. Оценка
   1. Неформальная
   2. Формальная

Давайте разберемся в фазах Цикла Решения Проблем на примере проблемы, которую ваша группа или команда решила ранее.

Тренер приводит пример. Например такой:

Допустим, наша группа столкнулась с проблемой недостаточной продуктивности на недельных совещаниях из-за долгих обсуждений и отсутствия структуры. Вот как мы прошли через фазы Цикла Решения Проблем для решения этой проблемы:

Первый этап «Название проблемы»:

• Описание: Наши недельные совещания затягиваются и кажутся менее продуктивными.
• История: Эта проблема возникла в течение последних нескольких месяцев, когда число участников и обсуждаемых тем увеличилось.

Второй этап «Анализ»:

• Причины: Отсутствие четкой повестки дня, долгие обсуждения несущественных вопросов, отсутствие контроля времени.
• Последствия: Снижение мотивации участников, нерешение ключевых проблем, потеря времени.
• Паттерны: Проблемы возникают чаще, когда нет ясного лидера совещания или повестка дня утверждается поздно.

Третий этап «Установка целей»:

• Переформулирование проблемы: Необходимо повысить продуктивность недельных совещаний.
• Установка целей: Улучшить организацию совещаний, контролировать время обсуждения, сосредоточиться на ключевых вопросах.
• Формулирование задач: Создать четкую повестку дня, определить лидера совещания, ввести ограничение времени на обсуждение каждого пункта.

Четвертый этап «Поиск»:

• Мозговой штурм для альтернатив: Внедрение таймера, использование техники молчаливой беседы, разработка матрицы ответственности за выполнение решений.
• Определение сил, способствующих и ограничивающих каждую альтернативу: Учитывая ограничения времени и ресурсов, выбрать наиболее подходящие методы для повышения эффективности совещаний.
• Определение ресурсов, доступных для каждой альтернативы: Оценить, какие ресурсы доступны для реализации выбранных методов.

Пятый этап «Планирование»:

• Простой контракт: Определить, кто отвечает за реализацию каждого из выбранных методов и какие сроки на это отведены.
• Комплексный план с мероприятиями и задачами: Разработать план действий, включающий распределение ролей, установление сроков и определение отслеживаемых показателей.

Шестой этап «Оценка»:

• Неформальная: Наблюдение и обратная связь от участников совещания о продуктивности и эффективности после внедрения выбранных методов.
• Формальная: Сравнение продолжительности совещаний и количества решенных вопросов до и после внедрения изменений, анализ выполнения поставленных задач и соблюдения сроков.

Пройдя через все фазы Цикла Решения Проблем, наша группа смогла улучшить организацию и продуктивность недельных совещаний, что, в свою очередь, повысило мотивацию и вовлеченность участников. Этот пример демонстрирует, как применение Цикла Решения Проблем может помочь в решении конкретной проблемы, структурировании процесса и достижении поставленных целей.

Этот метод полезен, когда у вас относительно простая проблема. Давайте перечислим некоторые простые проблемы, с которыми вы недавно столкнулись, и я запишу их на флипчарте.

Участники называют проблемы, тренер выписывает их на флипчарте.

Проработаем некоторые из этих проблем. Для этого объединитесь в тройки.

Участники с помощью тренера объединяются в тройки.

Каждая тройка должна взять одну из проблем выписанных на флипчарте. Кто какую проблему готов взять?

Тренер распределяет между тройками проблемы так, чтобы у каждой тройки была уникальная проблема.

Теперь в тройке решите, кто будет представлять проблему. Желательно чтобы участник, представляющий проблему с ней, сталкивался.

Тренер раздает каждому участнику методичка «5-шаговый метод решения проблем».

У вас в руках методичка по решению проблем. Участнику, представляющему проблему она сейчас не понадобится, а для двух других участников в тройке она будет инструкцией по дальнейшим действиям. Итак, начинаем работу. Следуйте этапам описанным в методичке и решите данную вам проблему. Сейчас у нас первый этап — Название проблемы. На этот этап у вас пять минут. Удачи!

Участники начинают работу. Тренер внимательно следит за временем – называя последовательно этапы и время работы на каждый из них. Когда участники закончат, он проводит дебрифинг.

Дебрифинг

• Каковы были результаты использования Цикла Решения Проблем в вашей группе?
• Какие аспекты Цикла Решения Проблем оказались наиболее полезными для вашей группы? В чем заключалась их польза?
• Встретились ли вашей группе какие-либо сложности во время прохождения разных фаз Цикла Решения Проблем? Если да, как вы справлялись с этими трудностями?
• Как вы считаете, улучшилось ли взаимодействие и коммуникация в вашей группе благодаря использованию этого метода? В чем заключались улучшения?
• Как вы оцениваете свою роль в процессе решения проблемы? Что вы сделали хорошо, и что бы вы хотели улучшить в будущем?
• Какие уроки вы извлекли из этого упражнения, и как вы планируете применить полученные знания и навыки в своей практике лидерства и решения проблем?